חמישה טיפים להפקת אירוע מושלם

דמיינו לרגע את החתונה הכי זכורה וטובה שהייתם בה יחד. עכשיו כשאתם לפני תחילת תכנון החתונה שלכם, כנראה כבר ברור לכם שאותה חתונה מעולה הייתה כזו בעקבות השקעת המון מחשבה ועבודה, הקפדה על הפרטים, וידוא ביצוע השלבים הרבים בדרך לחתונה כזו והמון תכנון חכם ויעיל. אז רגע לפני שאתם מתחילים להחליט החלטות לגבי החתונה שלכם ומתחילים להפוך את החלומות שלכם למשהו מציאותי יותר, הכנו עבורכם חמישה טיפים להפקת אירוע מושלם.

1. הכל מתחיל בתכנון מוקדם וחכם

התכנון הוא השלד של כל אירוע מוצלח, בטח כשמדובר באירוע מורכב ומרובה אלמנטים והחלטות כמו חתונה. התחילו בתכנון בזמן מוקדם, הרבה לפני האירוע ואל תתפתו לדחות דברים מתוך מחשבה שגויה “שיש לכם עוד המון זמן”. חצי שנה מראש אפיל, זהו זמן טוב להתחיל בתכנון המוקדם של החתונה. אם החתונה שלכם אינטימית וקטנה, אז כנראה שגם 3 חודשים יספיקו. 

התחילו לחשוב ולתכנן ממש מה יהיה בחתונה, מה סטייל המקום שאתם רוצים, חלומות שלכם, דברים שהם חובה מבחינתכם, דברים שאתם לא בטוחים לגביהם, גיבוש רשימות מוזמנים ראשוניות ועוד. תכנון, תכנון ושוב תכנון!

2. להיות “על זה” מבחינת לוחות זמנים

חתונה היא אירוע עם המון אלמנטים, היבטים, שלבים וכמובן החלטות שאתם צריכים לעשות, מהבגדים ורשימת המוזמנים, דרך בחירת המנות וסידורי ההושבה ועד בחירות גדולות כמו איזה אולם או גן אירועים ומה התקציב שלכם. לכל שלב והיבט בחתונה שלכם ובתכנון שלה, יש לוחות זמנים, אשר לרוב משפיעים זה על זה. כך שקריטי להיות מסודרים, מחושבים ולדעת בכל רגע נתון איפה ומתי אתם עומדים.

צרו לעצמכם ממש לו”ז ארגוני מסודר ומפורט, כאשר התחילו בתאריך הסיום שהוא כמובן יום החתונה עצמו. בתוך הלו”ז הגדירו תאריכי יעד לסגירת דברים ספציפיים, הגעה להחלטות חשובות ובחירת הדברים שיש לבחור. הקפידו לעבוד סופר מסודר, לרשום הכל ואפילו לעבוד עם אפליקציה ייעודית לתכנון וניהול אירועים.

3. משא ומתן מול הספקים השונים

לצד אולם או גן האירועים, יש לכם מלא ספקים חיצוניים נוספים לחתונה: צלם, דיג’יי, לפעמים קייטרינג, אטרקציות, איפור ושיער וכן הלאה. טיפ סופר חשוב שיכול לחסוך לכם לא מעט כסף הוא שבפועל, תמיד כדאי לבקש הנחה והכל אפשרי להתמקחות – זו לחלוטין לא בושה ובמקרים רבים מאוד זה בהחלט יזכה אתכם בהנחה. 

בואו מוכנים לשיחות מו”מ מול ספקים, גם לגבי תמחור וגם לגבי מרכיבי השירות. הכינו רשימה מסודרת של מה חשוב לכם ומה אתם רוצים לבקש, קבעו תקציב – כאשר טיפ קטן נוסף הוא מראש להגיד לספק תקציב הנמוך בכ-10% מהתקציב בפועל שלכם. ספקים לחתונות ואירועים פועלים בשוק תחרותי, רבים מהם ייתנו הנחה כדי לא לאבד לקוח פוטנציאלי! כמובן שוודאו שהכל רשום וחתום בצורה רשמית.

הוליום עצמו – לכן עליכם להגיע מוכנים כמו למבצע צבאי. צרו קלסר מסודר עם כל פרטי הקשר של הספקים ואנשי השירות השונים, חוזים, מסמכים והסכמים וודאו שהכל נגיש וקל לאיתור למקרה שיהיה בכך צורך. הסבירו למישהו קרוב לגבי הקלסר, היכן הוא נמצא וכך אותו אדם יוכל לפתור לכם בעיות ושאלות שונות מול ספקים ומול האולם, בזמן אמת ומבלי לערב אתכם. 

5. מעבר על תכנית החתונה 

אפילו אם תכננתם הכל בצורה סופר מסודרת, עבדתם עם לו”ז אירוע מוגדר, טבלאות אקסל וכיוצא באלו, עדיין יש דברים שאולי פספסתם. אז בערך שבועיים לפני החתונה, עיברו יחד על כל תכנון האירוע, וודאו שהכל בוצע ואם יש ספיחים שלא בוצעו או דברים שפספסתם איכשהו, צרו לו”ז מסודר וחלוקת תפקידים כך שעד החתונה הכל יהיה מתוקתק.