אחרי הצעת הנישואין הרומנטית וההתרגשות הגדולה, הגיע הרגע להפשיל שרוולים ולהתחיל לתכנן את האירוע הססגוני שבדרך. אם זה נשמע לכם כמו פרויקט מורכב במיוחד, הנה כמה טיפים חשובים שיכולים לעזור לכם לעבור את המסע הזה קצת יותר בקלות.
הגדירו תקציב מוגדר מראש
לפני שתסיירו בין אולמות וגני אירועים, תבחרו חליפות ותמדדו שמלות, מומלץ להתיישב מול המחשב עם קובץ אקסל כדי להגדיר במדויק את התקציב העומד לרשותכם. בשלב זה רצוי גם להתייחס לכל מרכיבי האירוע, ממספר המוזמנים, דרך בחירת פריטי הלבוש ועד לתשלומים לתקליטן, לצלם ולכל איש מקצוע אחר לאורך הדרך.
הרכיבו רשימת אורחים מדויקת
בקובץ האקסל מומלץ ליצור גיליון נפרד לרשימת האורחים, וחשוב לציין באופן מפורש את שמותיהם, את מספר האורחים המוזמנים וכן את פרטי ההתקשרות עמם. כדאי להכניס לרשימה גם את האורחים המיוחדים של ההורים, ולעשות זאת בשלב מוקדם ככל האפשר. למספר הסופי יש השפעה רבה מאוד על גודל האולם הדרוש, וכמובן גם על התקציב.
בחרו את המקום המושלם
עם תקציב ברור ורשימת אורחים מסודרת, הגיע הרגע לבחור את האולם האידיאלי עבורכם. בשלב זה כדאי גם להגדיר את סגנון האירוע המועדף עליכם, למשל חתונת טבע או אירוע נוצץ באולם, ובהחלט רצוי לבחור במיקום הנוח ביותר עבורכם ועבור האורחים שלכם. כך תוכלו למצוא גני אירועים בשרון או חללים להשכרה שיתאימו לאירועים בקונספט מסוים.
הזמינו ספקי ונותני שירותים
לפני שאתם מזמינים תקליטן, הגיעו לאירוע בו הוא מתקלט כדי שתוכלו להתרשם מהסגנון המוזיקלי ואף מהדרך שבה הוא מצליח להשאיר את הקהל על הרחבה. לפני שתבחרו צלם אירועים, רצוי לבדוק את תיק העבודות שלו כדי לוודא שהוא מתאים בדיוק עבורכם. כפי שאתם קובעים את תפריט האירוע רק לאחר שטעמתם את המנות בעצמכם, כך מומלץ לפעול בכל החלטה אחרת, לגבי כל נותן שירות אחר.
תכננו את לוח הזמנים שלכם
כדאי להגדיר באופן ברור ומדויק את לוח הזמנים שלכם למשך יום האירוע, וכדאי לקחת בחשבון את כל הפרטים הקטנים בדרך. מתי תגיע שמלת הכלה? היכן יתבצעו הארגונים של החתן והכלה? מתי יחלו הצילומים, וכמובן – מתי יתקיים טקס החופה, מי ייכנס באיזה סדר והאם ישנו טקס נוסף במהלך הארוחה, או שלב של ברכות ונאומים?
דברו עם האורחים שלכם
חלוקת ההזמנות אמנם חשובה, אבל חשוב לא פחות לוודא שהאורחים שלכם באמת מתכוונים להגיע. עם קובץ האקסל שהכנתם ובו מספרי הטלפון של כלל האורחים, רצוי לערוך סבב טלפונים והודעות, ולדעת מי מגיע ובאיזה הרכב. כך תוכלו לדאוג לסידורי הישיבה, וגם לדעת בדיוק מה אורחים מגיעים – וכמה האירוע עומד לעלות לכם.
סיכום
הפקת החתונה היא משימה גדולה למדי, ואין בזה ספק, אבל אם תפעלו בצורה נכונה ומסודרת תוכלו להגיע אל היום המופלא והמרגש בידיעה שהכל עובד בדיוק לפי התוכנית. כך גם תוכלו להתכונן לחיים שאחרי, ולעשות את זה בראש שקט הרבה יותר.
