אולי השאלה הבוערת ביותר שמעסיקה אתכם עם תכנון האירוע שלכם, היא את מי להזמין. הכנת רשימת המוזמנים מגלמת בתוכה המון התרגשות, אך גם מצריכה מכם לקבל החלטה מכרעת: האם לחגוג אירוע קטן או גדול. לכל פורמט של אירוע ישנם יתרונות וחסרונות, אך בעת שמתמקדים באירועים הקטנים – אירועי הבוטיק, מבינים כי הם מגלמים בתוכם מניפה רחבה מאד של יתרונות.
עד לפני כמה שנים, הנוסחה שרבים נצמדו אליה לטובת ארגון אירוע מוצלח, הייתה לחגוג אירוע גדול. הסיבה? האמונה כי כמות רבה יותר של מוזמנים, תייצר שמחה גדולה יותר באירוע. בפועל, מה שחשוב בעיקר הוא איכות האורחים, ולא כמות האורחים. אז שניה לפני שגם אתם מתחילים לשלוח הזמנות, דעו מהם היתרונות המרכזיים של אירועים קטנים:
מדוע רבים בוחרים במתחמי אירועים במרכז הארץ?
עוד הרבה לפני שאתם בוחרים מתחם, כדאי לבחור את האזור בארץ. ישראל איננה מדינה גדולה, כך שישנה חשיבות אדירה למיקום מרכזי על פני מיקום שהוא קצת פחות מרכזי. כשאתם חוגגים חתונה קטנה במרכז הארץ, אתם מאפשרים התניידות קלה, נוחה ומהירה לכל האורחים שלכם. כמארחים, חשוב לכם לבסס את התנאים הנוחים ביותר לקהל האורחים שלכם, וחגיגת האירוע במיקום מרכזי היא אכן צעד מתחשב. חגיגת אירועים במרכז כמו בראשון לציון לדוגמא, מבטיחה הגעה בצירי תנועה מרכזיים ומהירים.
אתם חוגגים אך ורק עם האנשים שאתם הכי אוהבים
כשאתם מגדירים מראש שתחגגו אירוע קטן, אתם אוטומטית חוגגים עם האנשים הקרובים אליכם ביותר. במעמד של אירוע מרגש – מחתונה ועד בר מצווה לילד, תרצו לראות סביבכם את האנשים היקרים ביותר – אלו שאתם פשוט הכי אוהבים. חגיגת אירוע קטן פוטרת אתכם מפוליטיקות מיותרות, ומאפשרת לכם לחגוג את הרגעים המאושרים ביותר בחייכם עם מעגל קרוב של משפחה וחברים שהם כמו משפחה.
אווירה סולידית, אלגנטית וסופר-שיקית
כאמור, עד לפני מספר שנים האירועים הגדולים נחשבו לדבר החם ביותר. כיום, המגמה אחרת לגמרי: ככל שישנם פחות מוזמנים, כך ערכו ויוקרתו של האירוע עולים. אירוע עם קהל מוזמנים מצומצם, זוכה להילה של אלגנטיות, סולידיות וטעם בוטיקי. אירועים קטנים נוטים לקבל גוון עדין יותר של אירועי קוקטייל, כך שאם מראש זוהי המטרה שלכם, אירוע קטן הוא המענה בעבורכם.
אווירה אינטימית וחמימה יותר באירוע
באירוע המיוחד שלכם, אתם רוצים להרגיש כמה שיותר את האורחים שלכם – הם אלו שיעניקו לכם אהבה גדולה. מעבר לכך, בתור מארחים גם חשוב לכם להיות נגישים ולהעניק תשומת לב גדולה לכל האורחים היקרים שלכם. כשאתם חוגגים עם כמות מוזמנים קטנה באירוע קטן, אתם יכולים להרגיש את האורחים ולהתייחס אליהם. מנגד, באירוע גדול עם מאות אורחים, סביר כי יהיה לכם קשה מאד לחלק את עצמכם בין מאות מכרים.
תוכלו לחגוג גם עם תקציב צנוע
אי אפשר להתעלם גם מעלויות של הפקת האירוע. ככל שתזמינו יותר אורחים לאירוע שלכם, כך נדרש תקציב גבוה יותר להפקתו. מדוע? משום שמתחמי האירועים מתמחרים את עלות האירוע בהתאם למספר האורחים. במידה ותחגגו אירוע קטן בקו בוטיקי, הרי שעלות האירוע תהיה נמוכה יותר בהשוואה לאירוע עם מאות מוזמנים. כך, גם אם ברשותכם תקציע צנוע יותר, תוכלו להרשות לעצמכם לחגוג את האירוע כמו שתמיד חלמתם.
בנוסף, במידה ואתם מראש מגיעים לארגון האירוע עם תקציב גדול יותר, תוכלו להחליט שאתם משקיעים יותר באורחים שלכם. עם "העודף" שנותר לכם בעקבות העלויות הנמוכות יחסית של אירוע קטן, תוכלו להשקיע באטרקציות מדליקות, או במזכרות מפנקות לקהל האורחים הקרוב אליכם.
