שלושה טיפים לחיים פרודקטיבים יותר

אחת “הבעיות” שתמיד חוזרות אצל עצמאיים היא ניהול הזמן שלהם,
אנחנו לא מספיקים לעשות, אנחנו פועלים לכבות שריפות
ולטפל בבעיות של לקוחות – ולא עוסקים בעיקר
בדברים שחשובים לנו בכדי לקדם את עצמנו.

אנחנו הלקוח הכי פחות נחשב ומוערך שלנו
מכירים את זה?

לכולנו יש את אותה כמות שעות ביום,
ולכולנו זה מרגיש שאנחנו נמצאים במרוץ כדי להשיג יותר מאותה מסגרת זמן.

ולמרות שהטכנולוגיה עוזרת לנו להוציא יותר ממסגרת הזמן הזאת,
אנחנו רק נעשים יותר ויותר עסוקים.

כל כך הרבה יזמים בעלי עסקים מצליחים,
מדברים על היכולת להשיג איזון בין החיים האישים לחיי העבודה,
אבל כל כך מעטים באמת מצליחים לעשות את זה.

אז כיצד תוכלו להשיג יותר מכל יום
להוריד טיפה מהלחץ שעוטף אתכם מכל כיוון
ולהתקדם בצעדי ענק לעבר המטרות והיעדים שלנו?

אני רוצה לשתף אתכם שלושה טיפים לפרודקטיביות גבוהה יותר
שאני מביא מניסיוני האישי:

1. רשימת משימות

זה אולי נשמע טריוויאלי, אבל ללא ספק זהו הצעד הכי חשוב.
ביכולת שלכם באמת לעשות משהו, בצורה מסודרת
ולא רק להסתובב עם התחושה שאתם צריכים לעשות משהו,
אבל אתם לא בטוחים מה.

המפתח לרשימת משימות מוצלחת, הוא לא להפסיק לכתוב.
אני מתחיל כל בוקר ב10 דקות שבהם אני רושם כל מה שאני צריך לעשות.
עוד לפני שאני בודק אימיילים, או משוטט באינטרנט, אני קודם כל מוודא,
שאין אפילו פיסה אחת של אינפורמציה שעדיין יושבת לי בראש.

מנגנוני הזיכרון במוח שלנו,
לא מאפשרים לנו לזכור יותר מ 7-9משימות בכל רגע נתון.
לכן קל מאוד לשכוח מה עלינו לעשות ומהי המשימה הבאה.
ואנחנו תמיד נרגיש שיש משהו שאנחנו צריכים לעשות,
אבל אנחנו לא בדיוק זוכרים.

כך, שברגע שעולה המחשבה על משימה שצריכים לבצע – היא מיד נכתבת.
התוצאה היא שהמוח שלנו יפסיק לחשוב מה אנחנו צריכים לעשות,
ויתמקד בביצוע המשימה הנוכחית בצורה הכי טובה.

2. משימה אחת גדולה ביום

בכל תחילת יום אני מגדיר לעצמי את המשימה היומית החשובה.
הסיבה היא פשוטה, הרבה מאוד פעמים אנחנו רואים שרשימת המשימות שלנו רק מתארכת ומתארכת

ואין סיכוי שנצליח לבצע את כולן, היום, מחר או בכלל.

אותי זה תוקף בפחד ״שיש כל כך הרבה מה לעשות!״

לכן, אני מגדיר לעצמי משימה יומית גדולה וחשובה,
כך שאפילו אם רק ביצעתי משימה אחת כל היום,
היום עדיין נחשב להצלחה.

לרוב אני מגלה, שברגע שסיימתי את אותה המשימה,
נשאר לי עוד זמן להרבה משימות קטנות,
כאלו שאוכל לנקות מהרשימה וכאלו שהן הכנה למשימה הגדולה של מחר.
בסוף כל שבוע, זה נהדר להסתכל על לוח המשימות השבועיות שלי,
ולראות איך קידמתי את הדברים שהיו לי חשובים השבוע.

3. הצעד הישים הבא

את העיקרון הזה למדתי בספר שנקרא ״לגרום לדברים לקרות״ של דיויד אלן,
שהוא ספר חובה לכל מי שמרגיש שהוא מוצף בעבודה, משימות, מתח ולחץ.

הרעיון הוא, שכל מסע של אלף מייל מתחיל בצעד אחד,
וכל פרויקט גדול מתחיל במשימה אחת קטנה.

אנחנו משותקים מפרויקטים גדולים ולא בטוחים מאיפה להתחיל.
לכן השאלה שעומדת לפני כל ביצוע של משימה (אפילו אם היא קטנה)

היא : מהו הצעד הישים הבא?

לכולנו יש משימות שיושבות אצלנו ברשימת המשימות כבר תקופה ארוכה,
אבל אנחנו אף פעם לא ניגשים לבצע אותם, כי הן תקועות.

נגיד שזה משימה פשוטה כמו להתקין מדף חדש בסלון.

התפיסה השגויה היא שהתקנת מדף זאת רק משימה אחת,
כשבעצם זה סט של פעולות שתלויות אחת בשנייה.

אנחנו צריכים להתחיל בלמדוד את המקום הפנוי בסלון,
ללכת לחנות ולרכוש את המדף בגודל המתאים,
לסמן את הנקודות שבהם נקדח בקיר,
לקחת את המקדחה שלנו בחזרה מהשכנים,
לקדוח את החור ולנקות את האבק
ורק אז להתקין את המדף החדש.

כשברשימת המשימות שלנו מופיעה התוצאה הסופית,
ולא הצעד הראשון – אנחנו אף פעם לא נגיע לביצוע המשימה.
יכול להיות שנהיה בהום סנטר כמה פעמים,
אבל אף פעם לא נדע מה גודל המדף שאנחנו צריכים
או שתמיד שנצטרך את המקדחה שלנו בחזרה – השכנים לא יהיו בבית.

לכן, המפתח הוא להגדיר את הצעד הראשון שאנחנו יכולים לבצע
כדי להתקדם לסיום המשימה, ובכל פעם שאנחנו משלימים את המשימה
נרשום לעצמנו את הצעד הישים הבא.