כל עסק יכול להשתמש במספר סוגים שונים של קבלות. אבל כאשר בוחרים את הסוג הנכון, אפשר ליהנות מיתרונות חשובים. זה יכול להיות יותר חסכוני ויותר מהיר. זה יכול להכניס הרבה סדר לארגון לעסק. אלו הסוגים הנפוצים, והמאפיינים שלהם.
קבלת נייר מול קבלה מקוונת
את מכלול הקבלות לעסקים ניתן לחלק לשני סוגים עיקריים. הסוג הראשון כולל הדפסות על נייר מסוג כזה או אחר. הסוג השני כולל מסמך שלא צריך בשבילו שום קבלה ושום דיו. זה ידוע גם בשם קבלה ירוקה, מפני שזו שיטה ששומרת על הסביבה. הרעיון הוא שאין שום סיבה בסביבה עסקית טכנולוגית, שלא לשלוח את הקבלות במייל. תוכנה מקוונת מייצרת קבלה מקוונת, שאפשר להוריד למחשב. את המסמך המקוון אפשר לשלוח ללקוח במייל או אפילו בהודעת מובייל. חלק מהתוכנות שומרות את המסמכים בענן, כך שאפילו לא חייבים להדפיס אותם לשם תיוק.
קבלות של קופה רושמת מול קבלה אוטומטית
אם אתם מנהלים עסק עם קופה מהדור הישן, הרי שמדובר על סוג של קופה רושמת. הקופות הללו מדפיסות קבלות, בכל פעם שמקבלים תשלום. אלה קבלות נייר, לרוב מהסוג הפשוט ביותר. אבל אם יש לכם עסק אונליין, חנות דיגיטלית וכדומה, אין שום סיבה להשתמש בקופה רושמת, אפילו אם היא חדישה למדי. כל מה שצריך זה לחבר את העסק לסליקה מקוונת. מדובר במערכת שיודעת לזהות רכישה של לקוחת. ברגע שלקוח מאשר את הרכישה ומשלים את התשלום, המערכת עצמה יודעת להפיק קבלה אוטומטית. חלק מהתוכנות של הקבלות הירוקות, יודעות להסתנכרן עם אתרי המכירות. זאת אומרת שמקבלים פתרון מהיר, מידי, חסכוני בזמן ובכסף. כדי לברר הכנסות, ניתן פשוט לבדוק בתוכנה כמה העסק הכניס בתקופה מסוימת. רואים את ריכוז כל הקבלות והתשלומים, על פי התאריכים הנחוצים.
קבלה משעממת מול קבלה מעוצבת
כעת נתייחס בקצרה להזדמנות השיווקית של כל קבלה או מסמך עסקי. זה נכון שאפשר להפיק קבלות בנייר או בתוכנה, על פי ברירת המחדל. אלה מסמכים משעממים למדי, בלי שום ייחוד. אבל אפשר במינימום מאמץ, לשדרג את הקבלה. מעצבים את הקבלה, מוסיפים לה קצת צבע, גופן מיוחד, לוגו עסקי. מי שיקבל קבלה מסוג זה, בין אם במייל ובין אם בהדפסה, מקבל בעצם מסמך ממותג. זה מגדיל את הסיכוי לעסקאות נוספות, משום שרושם טוב מחזק קשרים עסקיים.
קבלה או חשבונית, והאם זה משנה
נסיים עם אבחנה קטנה, לגבי הבדלים בין מסמכים שונים. קבלה הינה מסמך עסקי, שמעיד על קבלת תשלום. עסק מכל סוג מחויב להוציא קבלות, ברגע שמקבלים מזומן, שיק, תשלום באשראי וכדומה. לעומת זאת, יש מסמך שנקרא חשבונית, שאותו צריך להוציא בביצוע עסקה אפילו אם התשלום יתבצע בעתיד. המסמך מציין הסכם על עסקה, והוא נחוץ לעוסקים מורשים או לחברות בע"מ. במידת הצורך, ניתן לנפק חשבונית מס המשולבת עם קבלה, במסמך אחד ויחיד.
