אחרי דממה ארוכה בזירת האירועים הגדולים בתקופת הקורונה המאתגרת, אפשר סוף סוף לחזור לחיים, לחגוג ובגדול! האורחים נלהבים, הזוגות המאושרים באופוריה וגני האירועים מחכים כבר לקבל אתכם ולהפיק עבורכם את האירוע החלומי שכה חיכיתם לחגוג במציאות.
אבל לפני שהסתערתם על החופה או שריינתם תאריך, חשוב להתייחס לשיקולים החשובים להצלחה בבחירת גן אירועים אולטימטיבי עבורכם. כדי שהמקום אכן יתאים לקונספט, לאופי האירוע, למספר המוזמנים וכמובן לאווירה שברצונכם להשיג.
חיכיתם עד עכשיו, אז קחו עוד טיפה זמן לדאוג לכך שהכל יהיה בול על פי התוכניות ובאמת יעמוד בציפיות ובסטנדרטים הגבוהים ביותר.
לפניכם מספר טיפים מרכזיים אשר יעזרו לכם לבצע את הבחירה הנכונה של גן אירועים במידות ובסגנון שלכם:
מיקום גן האירועים
בואו נדון לרגע בלוקיישן של המקום בו בכוונתכם לחגוג. יש פרמטרים רבים למיקום מנצח. ראשית, ערוצי התחבורה הנגישים עבורכם ועבור האורחים כמו אמצעי תחבורה ציבורית – אוטובוסים ורכבת וכן חניון מסודר לטובת מי שמעדיפים להגיע עם רכב פרטי, רצוי ללא עלות או לפחות מסובסד או במחיר שפוי. הנגישות מעלה את הסיכויים לכך שהמוזמנים יפקדו את האירוע, יגיעו ברוגע ובעיקר – יגיעו בזמן.
שנית, ללוקיישן הנבחר או הפוטנציאלי לפחות תפקיד חשוב גם ביצירת האטמוספירה המורגשת באירוע כמו גן אירועים אורבני במרכז בלב העיר הגדולה המתכתב מצד אחד, עם האנרגיות וההווי המסעיר של מרכז העניינים ומצד שני, מאפשר חוף מבטחים ומקלט של שקט ושלווה.
כנ"ל יש להתייחס מראש לסוג המבנה המודולארי והאופציות השונות של המקום לחגיגה: האם יש לו מרחב חיצוני פתוח לחופה וקבלת פנים באוויר הפתוח והיכל סגור ומקורה לסעודה וריקודים או שניתן לבחור האם לחגוג בחוץ או בפנים גם בהתאם לתנאי מזג האוויר? בדקו את הכל, כולל תזמון דרכי הגעה והויברציות הטובות המורגשת במקום. אין כמו לספוג אנרגיות ולהתאהב במקום בו ברצונכם לשמוח.
קיבולת האורחים בגן
הגודל קובע ואין ספק שחייבים למצוא מקום שיוכל להתכוונן לפי הצרכים שלכם וחלק בלי נפרד מההתאמה האישית קשורה ליכולת להכיל את מספר האורחים שמגיעים לחגוג אתכם. האם המקום מספיק גדול לאירועים גרנדיוזיים ורבי משתתפים ויכול למנוע הצטופפות או התקהלות יתר ולאפשר מרחב לכולם והאם הוא גם מתאימים לאירועים קטנים יותר ומפצה באווירה על מיעוט המשתתפים ומשיג תחושה נעימה של אינטימיות וחום?
יש לקחת בחשבון את סידור השולחנות, עמדות שונות כמו רחבת הריקודים ועמדות הבופה והיערכות המקום הן לאירועים גדולים והן קטנים, תלוי כמובן במה שאתם ספציפית מחפשים…
עלויות השכרת גן האירועים והשירותים הנלווים
אי אפשר להתעלם מנושא התקציב שאף הוא משחק תפקיד חשוב. כדאי מראש לקבל הצעת מחיר הן להשכרת המקום והן לשירותים נלווים: קייטרינג, תקליטן הבית, אטרקציות, שימוש באמצעי מולטימדיה וכדומה. כל גן אירועים מתמחר באופן שונה את הפרטים הגדולים והקטנים בהתאם גם לעונות השנה, היום בשבוע, השעה, גודל האירוע ואקסטרות וכדאי שתדעו להיערך כלכלית ולבחור בהתאם לסדר העדיפויות שלכם.
מקצועיות צוות מתחם גן האירועים
שירות זה שם המשחק. יכול להיות מקום מרהיב ביופיו אבל ללא יחס אנושי מקצועי, קשוב, מכיל ומסור המבנה עצמו לא מספק. אתם מחפשים שותפים אסטרטגיים לדרך, שיוכלו ללוות אתכם צעד אחר צעד בדרך להפקת אירוע חלומי. בדקו עם מי יש לכם עסק, הנפשות הפועלות, בצעו תיאום ציפיות, בדקו כמה עובדים יהיו זמינים עבורכם והאם הם באמת מבינים את הקונספט ומסוגלים להוציא את החזון אל הפועל במסירות ובמקצועיות.
